Was versteht man und ILAC und welche Kompetenzen hat diese Organisation?
Im Bereich der Wägetechnik kommen die Experten mit verschiedensten Institutionen, aber auch fachspezifischen Begriffen und Abkürzungen in Kontakt. Dies resultiert daraus, dass für Handelswaagen strikte Regulierungsvorschriften existieren, die zwingend eingehalten werden müssen. In der Verantwortung stehen sowohl die Hersteller, die gemäß den gesetzlichen Eichvorschriften die Eichung ihrer Waagen vornehmen als auch der Händler, der die Waagen zum Wiegen seiner Waren oder seines Ladegutes auf einem Frachtfahrzeug verwendet.
Zahlreiche Behörden und Kommissionen beschäftigen sich mit dem Thema Eichung und Konformitätsbewertungen von Waagen. Die ILAC dagegen zeichnet verantwortlich für die Akkreditierung von Konformitätsbewertungsstellen.
Was versteht man unter ILAC?
Bei der ILAC handelt es sich um einen internationalen Zusammenschluss von Akkreditierungsstellen, die sich nach der ISO/IEC 17011 ausrichten und sich an der Akkreditierung von Konformitätsbewertungsstellen beteiligen. Diese Beteiligung schließt auch Kalibrierung-Laboratorien (ISO/IEC 17025), Prüflaboratorien (ISO/IEC 17025) und medizinischen Laboratorien (ISO 15189) ein. Auch die Akkreditierung von Inspektionsstellen (ISO/IEC 17020) ist Aufgabe der ILAC. Damit könnte man die ILAC als Boss der Bosse in der Wägetechnik bezeichnen.
Die ILAC führt ihre Bewertungen unabhängig durch und genießt daher einen großen Vertrauensbonus. Bei dieser Vereinigung handelt es sich quasi um eine Fusion mehrerer Akkreditierungsorganisationen. Damit erklärt sich auch die Abkürzung ILAC, die aus dem Englischen stammt und für International Laboratory Accreditation Cooperation steht.
Wie funktioniert die Akkreditierung durch die ILAC genau
Bei der Akkreditierung handelt es sich um unabhängige Bewertungen der Konformitätsbewertungsstellen anhand von gesetzlich anerkannten Normen. Die ILAC garantiert Unparteilichkeit und ist so etwas wie eine Verwaltungsstelle für alle internationalen Vereinbarungen im Bereich der Akkreditierung. Folgende Dienstleistungen obliegen der ILAC:
- Managementzertifizierung,
- Produktzertifizierung,
- Personenzertifizierung,
- Dienstleistungen,
- weitere ähnliche Programme aus der Konformitätsbewertung.
Die ILAC arbeitet eng mit der IAF zusammen. Ziel dabei ist es, die Konformitätsbewertung sowie die Akkreditierung weltweit auf einen höheren Level zu bringen. IAF, das International Accreditation Forum, ist das globale Netzwerk von Akkreditierungsstellen.
Wie geht die ILAC bei der Akkreditierung von Konformitätsbewertungsstellen vor?
Die Konformitätsbewertung wird zur Erleichterung im Waren- und Dienstleistungsverkehr von Konformitätsbewertungsstellen gemäß EU-Verordnungen und EU-Richtlinien vorgenommen. Um den Anforderungen in diesem sensiblen Bereich zu entsprechen und tätig werden zu dürfen, müssen diese eine Akkreditierung nachweisen. Als Akkreditierung versteht man eine formelle Anerkennung durch eine verantwortliche Behörde, Organisation oder einen Verein. Weitgehend ist die ILAC gemeinsam mit der IAF zum Durchführen von Akkreditierungsverfahren berechtigt. Die Konformitätsbewertungsstellen müssen folgende Auflagen erfüllen, um die Akkreditierung zu erhalten:
Für Konformitätsbewertungen, die ortsgebunden sind, reichen bereits Nachweise über die Einhaltung der Normen und Eichwerte aus. Unbedingt zu berücksichtigen sind die Geltungsbereiche. Wie ein Akkreditierung abzulaufen hat, ist in einem 14-seitigen Merkblatt der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) geregelt. Die DAkkS ist ausschließlich verantwortlich für Akkreditierungen von Konformitätsbewertungsstellen (KBS), deren Sitz sich in Deutschland befindet.
Erfolgt die Akkreditierung der Konformitätsbewertungsstellen automatisch?
Die Akkreditierung erfolgt nicht automatisch. Wenn sich eine Stelle per Akkreditierung absichern möchte, gehen dem ein Antrag, ein oder mehrere Gespräche und verschiedene Prüfungen voraus.
Schritt für Schritt zur Akkreditierung mit ILAC DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle)
Das Merkblatt der DAkkS beinhaltet alle Punkte, die für ein reibungsloses Akkreditierungsverfahren maßgeblich sind:
Schritt 1: Antragsverfahren
Anfrage und Fachgespräch mit ILAC DAkkS:
In einem etwa zweistündigen Fachgespräch werden Ablauf und Kostenfrage für die Akkreditierung erörtert und geklärt. Im Rahmen des Gespräches wird auch der Geltungsbereich für die Akkreditierung festgelegt, an den sich die KBS in Folge fest binden. Die anfragende KBS erhält Informationen für die mögliche Akkreditierung hinsichtlich charakteristischer Akkreditierungskriterien. Die Rechte und Pflichten der DAkkS sowie des Kunden für den Zeitraum nach der Erteilung der Akkreditierung werden festgelegt.
Antragstellung zur Akkreditierung
Sämtliche Antragsformulare sowie Formblätter findet die interessierte KBS auf den Webseiten der DAkkS. Die Antragstellung hat schriftlich zu erfolgen. Möglicherweise können Alternativen, die vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind, genutzt werden. Möglich sind nachstehende Versendungsarten:
- Übersendung per DE-Mail an zab@dakks.de-mail.de, alternativ
- zab-geS@dakks.de
Die DAkkS gewährt jedoch Änderungsmöglichkeiten während des laufenden Antragsverfahrens. Insbesondere, wenn für die Begutachtung bereits ein Termin geplant ist, sollten spätestens dann die Änderungen vorgenommen werden, um weitere Begutachtungen einzuplanen.
Wichtig Anmerkung
Der gewünschte Geltungsbereich ist vollständig im Antrag anzugeben und von den berechtigten Vertreterinnen der KBS rechtsverbindlich zu unterzeichnen.
Einreichung sämtlicher notwendiger Unterlagen
Um mögliche Verzògerungen bei der Akkreditierung und unnötigen Arbeits- und Zeitaufwand auf Seiten der DAkkS und im eigenen Interesse zu vermeiden, sollten sämtliche geforderten Unterlagen bereits mit der Antragstellung vollständig eingereicht werden. Die DAkkS prüft die von den KBS eingereichten Unterlagen sowohl auf Vollständigkeit als auch auf Plausibilität.
Nun geht es auch schon zum 2. Schritt. Sind die Unterlagen in Ordnung, erfolgt die Vorbereitung auf die Begutachtung.
Schritt 2: Begutachtung
Im 2. Schritt bereitet die DAkkS zunächst die Begutachtung vor, was mehrere Schritte beinhaltet. Zunächst wird das Gutachterteam bestimmt. Anschließend wird die Dauer der Begutachtung, die vor Ort bei den KBS stattfindet, festgelegt. Auch die Stichproben, die bei der KBS erfolgen, werden im Vorfeld definiert. Abhängig von zahlreichen Faktoren, die KBS betreffend, werden weitere Rahmenbedingungen für die Begutachtung thematisiert.
Bis zu Akkreditierung erfolgen zahlreiche Aktivitäten von Seiten der DAkkS als auch von Kundenseite. Alles Wissenswerte zum Thema enthält das Merkblatt der DAkkS.
Schritt 3: Erteilung der Akkreditierung
Der Akkreditierungsausschuss, ein Organ der ILAC oder DAkkS befindet nach eingehender Begutachtung der KBS über die Entscheidung zur Akkreditierung. Beteiligt an dieser Entscheidung sind alle Mitglieder des Akkreditierungsausschusses. Bei den Mitgliedern handelt es sich um Experten, die von der DAkkS eigens zu dem Akkreditierungsverfahren benannt werden. Sind mehrere Bereiche an dem Verfahren beteiligt, wie beispielsweise ILAC und DAkkS, so entscheiden diese unabhängig voneinander.
Während des Akkreditierungsverfahrens können Korrekturmaßnahmen von den KBS gefordert werden, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt umgesetzt werden.
Das begehrte Dokument: Akkreditierungsbescheid und Akkreditierungsurkunde
Die Akkreditierungsstellen handeln nicht vollständig nach eigenem Ermessen und sind ebenfalls kontrollierbar. Daher erfolgt die Akkreditierung im Falle eines positiven Bescheides gemäß den Vorgaben des VwVfG (Verwaltungsverfahrensgesetz) in Form einer Akkreditierungsurkunde inkl. Anlagen. Die Erlaubnis zur Verwendung des Akkreditierungssymbols erfolgt ausschließlich auf Antrag. Aus der Anlage zum Akkreditierungsbescheid ergibt sich für die KBS der detaillierte Akkreditierungsumfang.
Häufig gestellte Fragen von KBS und entsprechende Antworten
Benötigen Konformitätsbewertungsstellen zwingend eine Akkreditierungsurkunde durch ILAC DAkkS?
Ja, mit einigen Ausnahmen. Die Akkreditierung ist nicht grundsätzlich für alle KBS vorgeschrieben. In den meisten Fällen erwartet der Gesetzgeber jedoch eine Akkreditierungsurkunde. Dies gilt insbesondere in der Wägetechnik, da hier der Genauigkeitsfaktor alles entscheidet. KBS unterliegen bereits zahlreichen Kontrollen durch EU-Verordnungen und Eichämter. Jedoch bringt die offizielle Akkreditierung durch ILAC DAkkS zahlreiche Vorteile im Geschäftsleben mit sich und darf als Türöffner verstanden werden:
- höhere Akzeptanz von Herstellern Produkten,
- Erleichterung Marktzugang,
- internationale Vergleichbarkeit und höhere Anerkennung,
- Kompetenznachweis zur Erleichterung der Auswahl des passenden Dienstleisters für die Konformitätsbewertung von Waren/Dienstleistungen.
Über welchen Zeitrahmen erstreckt sich das Akkreditierungsverfahren?
Die Dauer für das Akkreditierungsverfahren hängt von zahlreichen Faktoren ab. Als Richtlinie lässt sich sagen, dass sich die Verfahrensdauer über 3 bis 9 Monate erstreckt. Alleine die Selbstdokumentation der KBS dürfte einige Zeit in Anspruch nehmen. Je genauer die Dokumentation des Kunden während des Verfahrens ist, umso einfacher verlaufen Prüfungsverfahren und Begutachtung durch ILAC DAkkS ab.
Welche Kosten fallen für die Akkreditierung an?
Die Kosten für die Akkreditierung werden nicht ‘einfach so’ festgelegt. Sie unterliegen bei der ILAC DAkkS einer festgelegten Gebührenordnung und richten sich nach folgenden Kriterien:
- Erstakkreditierung,
- Erweiterung/Änderung von Akkreditierungen,
- Überwachungsbegutachtungen,
- Sonderleistungen,
- Reakkreditierung,
- Jahresgebühr.
Ferner sind die Antrags- und Jahresentgelte von der Anzahl der Mitarbeiter bei den KBS abhängig und von dem Geltungsbereich. Teurer wird es, wenn sich die Mitarbeiterzahlen über mehrere Standorte erstrecken (mehrere Geltungsbereiche).
Wie lange ist die Akkreditierungsurkunde gültig?
Regulär wird seit September 2018 auf eine Befristung der Gültigkeitsdauer von Akkreditierungsurkunden verzichtet. Der Verzicht gilt sowohl für Erstakkreditierungen als auch für Reakkreditierungen. Änderungen an einer bestehenden Akkreditierung (Umstellungen, Erweiterungen) gehen seit Juni 2019 automatisch mit einer Entfristung einher.
Fazit
Die meisten Konformitätsbewertungsstellen oder ähnliche Institutionen wissen die Vorteile einer Akkreditierung zu schätzen. Daher sollten auch die KBS, die nicht zu einer Akkreditierung verpflichtet sind, über entsprechende Möglichkeiten nachdenken. Mit der ILAC und DAkkS haben Sie zwei kompetente Partner an der Hand, die ihnen für den reibungslosen Ablauf Ihres Akkreditierungsverfahrens zur Seite stehen.